Importing a company database into CRM: what breaks in 80% of imports

80% importów pada nie na CSV — pada na mapowanie i duplikaty

HubSpot, Pipedrive, Livespace — każdy ma inne nazwy pól, ale błędy są te same: duplikat NIP, email w złym obiekcie, import 10 000 naraz bez ownera. Przygotuj 8 kolumn standardowych zanim dotkniesz CRM.

Standardowy schemat CSV (8 kolumn)

• company_name — nazwa firmy
• nip — klucz deduplikacji (string, z zerami wiodącymi)
• email — kontakt główny
• phone — telefon
• pkd — kod główny
• city — miasto lub województwo
• website — URL bez błędów http
• source — np. bazafirm-2026-06-pkd-4321-mazowieckie

Eksport CSV/XLSX z generatora — mapuj 1:1.

Błąd 1 — duplikaty po NIP i domenie

Ten sam NIP dwa razy = dwa dealy na jedną firmę. Przed importem: sort + unique po NIP. Dodatkowo: ta sama domena email (@firma.pl) — merge kontaktów.

Błąd 2 — złe mapowanie email

• HubSpot — email → Contact, firma → Company (powiązanie)
• Pipedrive — Organization + Person; nie wrzucaj emaila tylko w notatkę org
• Livespace — sprawdź czy importujesz do Firm czy Kontaktów

Błąd 3 — brak ownera i pipeline stage

Import bez assignee = nikt nie dzwoni. Ustaw: owner, stage „New lead”, tag PKD i data importu.

Błąd 4 — import 50k naraz

Batch 500–1 000, sprawdź błędy, potem kolejny. Przy pierwszej bazie — 200 na test workflow.

HubSpot / Pipedrive / Livespace — różnice

CRM	Obiekt firmy	Uwaga importu
HubSpot	Company	NIP w custom property; dedup po domenie
Pipedrive	Organization	NIP jako pole org; osobny Person na email
Livespace	Firma	Mapowanie NIP → pole systemowe jeśli dostępne

Po imporcie: tagi obowiązkowe

• source — skąd lista (audyt RODO)
• import_date — kiedy pobrano
• segment_pkd — filtr kampanii

Najczęstsze pytania

CSV czy XLSX?

CSV uniwersalny; XLSX gdy polskie znaki w Excelu — oba z generatora.

Co z polskimi znakami?

UTF-8 przy imporcie; w Excelu „Dane z tekstu” z kodowaniem UTF-8.

Merge z istniejącą bazą?

Klucz NIP — aktualizacja bazy.